Il successo di un gruppo di lavoro è affidato in buona parte alla comunicazione interna: per raggiungere il risultato atteso devono essere chiari i compiti e il passaggio di informazioni.

Quando la comunicazione è chiara e semplice le persone possono lavorare con serenità. Diventano un segnale di allarme interrogativi del tipo: Dove sono i dati? Chi deve contattare il cliente? A chi devo dare questa relazione? Sono causa e nel contempo testimonianza di rilavorazioni, buchi, ripetizioni di attività, sprechi di tempo, … A lungo andare, inevitabilmente, insorgono stress, demotivazione e anche il rischio di insoddisfazione dei clienti.

Il linguaggio grafico: per raccontare come lavora il gruppo

Come promuovere una fluida trasmissione di informazioni alla base del gioco di squadra? Per delineare in modo chiaro le relazioni, lo strumento più potente è il diagramma di flusso interfunzionale. Sebbene la dizione possa dare a intendere qualcosa di ostico, di fatto è molto pratico e semplice. Lo schema base ricorda una piscina ripartita in corsie. Si utilizza il linguaggio grafico: rettangolo, freccia e rombo. Lo schema è ripatito in colonne. Ogni colonna è dedicata a una persona e riporta le sue attività. Arriviamo così al punto di forza di questo strumento: quando la freccia va da una colonna a un’altra, delinea e mette in evidenza il passaggio di informazioni e quindi le relazioni! Questo strumento diventa un validissimo aiuto per il lavoro di gruppo, in quanto ogni persona “vede”:

• la composizione del gruppo,
• cosa deve fare,
• con chi entrare in relazione.

Il Metodo ZoomUp: per mappare il passaggio di informazioni

Leggere un diagramma di flusso interfunzionale, se ben impostato, è semplice. Non altrettanto facile è disegnarlo! La ragione non risiede nel linguaggio grafico: basta apprendere il suo lessico e la sua sintassi! La difficoltà nasce dal… non avere le idee chiare sul passaggio di informazioni!

Alla luce di queste considerazioni ho creato il metodo ZoomUP, sperimentato da circa trent’anni in aziende di tutti i settori e dimensioni. Accompagna le persone del gruppo a fare un fuoco sempre più stretto su quello che è importante mappare.

Protagonista del racconto del processo è il gruppo di persone. Il primo passo è riservato alla formazione, dedicata agli aspetti manageriali del processo e a prendere confidenza con il linguaggio grafico. Poi il gruppo procede per gradi con l’analisi del processo, stringendo sempre più il fuoco. Gli strumenti utilizzati per questo percorso sono:

• la Scheda di Processo: approfondimento della ragion d’essere del processo,
• la Matrice delle Attività: descrizione dei contributi delle persone coinvolte,
• il Diagramma di Flusso Interfunzionale: mappatura del processo.

A questo punto si può scrivere la procedura attingendo agli strumenti redatti.
Il metodo è descritto nel libro “Comunicazione Interna e Processo – Franco Angeli, 2020”

Vantaggi del metodo ZoomUp: valorizzare il contributo di ogni persona all’interno del gruppo

In tutte le organizzazioni, i gruppi di lavoro più significativi sono quelli costituiti da persone di aree diverse: vanno guidate per valorizzare le differenze di competenze, i metodi, il linguaggio. Con ZoomUp ogni persona ha la possibilità di mettere a fattor comune il proprio bagaglio di competenze ed esperienze, per conseguire l’obiettivo condiviso.

I risultati di ZoomUp sono concreti e fattivi. I vantaggi sono a due livelli:

• la persona:
  • diventa consapevole del proprio contributo al successo del gruppo,
  • sa da chi è costituito il gruppo
• il vertice dell’organizzazione:
  • dalla lettura incrociata delle mappature, sa come le persone lavorano,
  • può fare una stima su base documentate del carico di lavoro individuale

Il Metodo ZoomUp è stato applicato in organizzazioni pubbliche e private, di tutte le dimensioni. Alcune esperienze significative:

API-IP, ARAP, ARPAT, ASL Lecco, ATS Brianza, Autostrada dei Fiori, Autostrada Friuli Venezia Giulia, AXXAM, Banca Credito Commerciale, Comune Cremona – Sportello Informagiovani, CONAI, COOP, Ecologica Naviglio, Erogasmet, Gualapack Group, Istituto Sperimentale Mezzogiorno, Liquigas, Lofarma, Mouse&Co, Piaggio, RUB, Sekur, Unindustria Treviso, Università Bicocca, Università Cà Foscari, Università Insubria, USL Centro Toscana.